¿Cómo escoger el mejor scanner documental?

El scanner es parte de uno de los tantos equipos de oficina que requerirás para el óptimo funcionamiento de tu negocio, y en algunos casos,  la inversión de compra puede llegar a ser alta.  Con esto, tener en claro las características, capacidad, funcionamiento y requerimientos que necesitas optimizar o suplir en tu negocio será la clave para determinar cuál es la máquina adecuada, que sirva como aliada en el desarrollo de tu producción. 

Así que ¿cómo puedo escoger el mejor scanner documental?

Comprar un scanner puede llegar a ser una tarea complicada, más aún, por los diferentes términos técnicos que en los vendedores suelen utilizar; y es que si en principio te hablarán de ‘DPI’, ‘ultrasonido’, ‘volumen diario’, ‘resolución’ y ‘ciclo diario’ tu cabeza se saturaría. Por suerte en Ikno te hacemos las cosas más sencillas, explicándote paso a paso todo lo que necesitas saber para que al final de este texto tengas claros tus criterios de compra. 

¡Empecemos por lo primero!

¿Qué es un scanner?

Tipos de scanner documentales según su forma de captura.

• Scanner de alimentador automático, o de ‘ADF’, o ‘rotativos’ (Automatic Document Feeder):
  Se caracteriza porque el sistema de alimentación toma hoja por hoja sin intervención del usuario para ser transportada por un sistema de rodillos y ser capturada por las cámaras. El papel se desplaza , la cámara esta fija.

• Scanner de cama plana o ‘Flatbed’:
  En este equipo el papel queda fijo sobre un cristal y es la cámara la que se desplaza para capturar la imagen. Son scanner más lentos e implican un proceso más arduo, ya que debe esperarse en promedio de 2 a 5 segundos mientras la cámara finaliza su recorrido.

• Scanner Planetarios:
  En este equipo en particular tanto el papel como el sistema de captura se encuentran fijos y desde la altura se realiza la digitalización. Ten presente que la zona de unión de las hojas es un tema para considerar, algunas características del software incluido con los equipos  minimizan el desperfecto de la imagen .

Tamaños de papel

Los scanner documentales están diseñados para recibir diferentes tipos de papel. Si el proveedor te dice que el scanner ofrecido es A3; significará que es capaz de recibir o digitalizar tamaños, A3, A4, A5, pero no documentos mas grandes como tipo A2, A1 o A0.

Si te ofrece un scanner tipo A4; significará que es capaz de recibir o digitalizar tamaños  A4, A5 o mas pequeños , pero no documentos mas grandes como tipo A3, A2, A1 o A0. Este es el scanner más común en el mercado.

Cuidado, los scanners por su construcción también tiene unos tamaños mínimos que pueden ser digitalizados , pregunta siempre a tu asesor por esta limitante.Tomado de https://blog.imprentaonline24.es/wp-content/uploads/2015/03/din-a-1.jpg

Los tamaños de la serie ‘A’ de papel se definen en la norma ISO 216.

• La longitud dividida por el ancho es de 1,4142
• El tamaño A0 tiene una superficie de 1 metro cuadrado.

• Cada tamaño posterior A (n) se define como A (n-1), reducir a la mitad en paralelo a sus lados más cortos.
  
• La longitud estándar y el ancho de cada tamaño se redondea al milímetro más cercano.

Un scanner A3 será mucho mas costoso que un scanner A4, ya que sus cámaras deben ser mas grandes para poder capturar ese tamaño de imagen y estamos hablando de diferencias representadas en miles de dólares.

Son muy pocas las marcas que ofrecen equipos capaces de digitalizar tamaños A2, A1, A0, estos equipos se denominan ‘scanners de plano’.

Resolución

La resolución de una imagen indica la cantidad de detalles que puede observarse en esta.  Tener mayor resolución se traduce en obtener una imagen con más detalle o calidad visual. Su medida esta dada en ‘Dots per Inch (DPI)’ o ‘Puntos Por Pulgadas (PPP)’.

A mayor resolución mejor es la imagen, aunque más peso (bytes) tendrá.

En gestión documental se utilizan resoluciones típicas de 200 dpi o 300 dpi y no mayores, por el compromiso de tamaño (peso) que conlleva. El hecho de aumentar la resolución de 200 a 300 aumenta el tamaño en 4 veces o más.

Una imagen típica tamaño A4 similar al tamaño carta digitalizada a 200 dpi, esta en promedio tendrá un tamaño 60KB, mientras que la misma hoja digitalizada a 300 dpi tendrá un tamaño alrededor de 200K.

De esta manera,  en este punto deberás escoger equipos que tengan resoluciones de salida en pasos de 100 comúnmente, 100, 200, 300, 400, 600 dpi. Muy rara vez se utilizan resoluciones mayores porque degrada la velocidad del scanner, y por lo ya discutido respecto al aumento de tamaño de los archivos.

Algunos fabricantes permiten aumentos de resolución de 1 dpi,  poco útil en nuestro concepto ya que la variación es casi imperceptible.

Por otro lado, solicitar un equipo con resoluciones de 1200 dpi  es algo anormal en el mundo de la gestión documental, ya que el propósito es almacenar imágenes con buena calidad, que permitan visualizar el contenido y que su peso no sea muy grande para evitar llenar rápidamente los espacios de almacenamiento.

¿Equipos simplex o duplex?

Los scanners pueden tener una cámara si solo captura un lado del documento (anverso), o dos cámaras si captura dos imágenes simultáneamente, el anverso y el reverso de la hoja. En el primer caso es un scanner simplex, en el segundo, es un scanner duplex.

¿Porqué escoger un scanner simplex si con el duplex tienes mayores beneficios?

Exige siempre que el scanner ofrecido dentro de los equipos de oficina sean duplex. Dentro del software del scanner tendrá la posibilidad de desactivar una cámara en caso de que necesite capturar únicamente el anverso.

Velocidad del scanner

Este parámetro es medido en paginas por minuto (ppm) , no te dejes confundir con imágenes por minuto (ipm). Dado que los scanners son en su mayoría duplex, el numero de imágenes por minuto será el doble de las paginas por minuto. Un scanner de 20 ppm tendrá la misma velocidad de un scanner de 40 ipm, solo son maneras de los fabricantes de confundir al usuario.

Para seleccionar la mejor opción de estos equipos de oficina deberás establecer cuál es el volumen diario y el volumen pico que necesitará tu empresa.

Hay una relación directa entre la velocidad del scanner y el precio del equipo. Podrás encontrar equipos entre 15 ppm en precios que rondan los 200 dólares, hasta 400 ppm; estos últimos con costos superiores a los 300.000 dólares.

Ciclo diario

Los scanners como otros equipos de oficina, tienen limitaciones por diseño y componentes, esta característica es una recomendación del fabricante para que no exceda el uso por encima de sus limites. ejemplo de esto ¿Usarías tu carro particular como un transporte escolar masivo? suponemos que no, esto mismo pasa con los equipos de oficina y en especial el scanner.

Si un fabricante recomienda el scanner para 5.000 paginas al día, no significa que si hoy se excede a 6.000 paginas el equipo se vaya a dañar, esto lo que significa es que esta fuera de las recomendaciones, por lo que deberás cambiar los consumibles y hacer mantenimiento preventivo y/o correctivo más seguido.

Ultrasonido

Este componente es casi obligatorio dentro de un scanner, ya que la información que estás digitalizando es muy importante y no te puedes dar el lujo de perder ni una sola imagen. Ahora bien ¿qué tal si pierde el soporte de pago del impuesto de renta y es requerido por impuestos nacionales?

El scanner detecta que han pasado dos hojas simultáneamente y avisara al usuario para que detenga la operación, y tome acciones sobre este aviso.Sensor de ultrasonido

¿Blanco y negro o Color?

Todos los scanners hoy en día generan tres tipos de imágenes, blanco y negro (1 bit),  escala de grises (8 bits) y Color (24 bits).

La mayoría de aplicaciones digitalizan en blanco y negro porque es el formato que ocupa menos espacio en disco y es posible leer la información sin inconvenientes, ejemplo de esto puede ser la historia laboral de un empleado, donde esta la hoja de vida, memorando etc. Estos documentos en su mayoría son tipo texto.

Escala de grises o Color son usados cuando es necesario ver mas detalles sobre la imagen, ejemplo de esto son las empresas de seguros que requieren visualizar detalles de fotos relacionadas con accidentes de vehículos.

¿CIS o CCD?

Las imágenes son capturadas por las cámaras, hay principalmente dos tipos de dispositivos de captura CCD  y CIS. Dar un concepto sobre cuál es mejor resulta difícil, siempre habrán detractores de lado y lado.

Hace un par de años los CCD llevaban una ventaja enorme frente a los CIS y presentaban una imágenes de mejor calidad, hoy en día esa ventaja se ha reducido, los fabricantes han tendido a utilizar CIS para equipos de bajo volumen y CCD para equipos de alto y medio volumen, pero podrías en próximos modelos encontrar scanners de alta producción con CIS.

Producir un CIS es mucho mas económico que un CCD.

Conectividad

Los scanners deben transferir las digitalizaciones hacia algún repositorio para almacenar las imágenes y la metadata asociada para disponibilidad futura, para ello los fabricantes pueden hacer esta conexión vía:

• SCSI: Obsoleto
• FIREWIRE: Obsoleto
• USB : Trata de elegir equipos que tengan puerto USB 3.1 o  USB 3.0  para una alta velocidad de transferencia, este conector es fácil de identificar por su color azul en el interior del conector, sin embargo tener USB 2.0 no será un motivo para desechar la decisión por un equipo, ya que este permite muy buenas tasas de transferencia.
• Wifi: Para envío a dispositivos móviles
• Red: A través de conexión 10/100/1000 Base T

Alimentación de papel

Vemos dos conceptos fundamentales para tener en cuenta.

1. Capacidad del alimentador
   Este dato permite conocer cuántas hojas de gramaje normal pueden ser puestas en el scanner para que sean digitalizadas una a una. Para equipos pequeños un buen numero seria 50 hojas, para equipos medianos 150 hojas y para equipos grandes 500 hojas.
   
2. Gramaje del papel
   El fabricante dará el rango del gramaje del papel que podrá admitir el scanner, por ejemplo, los scanners Kodak Alaris de la familia S2000 permiten papeles dentro del rango 27-433 g/m² (7.2 lb. bond paper – 160 lb. cover stock), para trabajar desde documentos delgados como papel mantequilla o cebolla hasta tarjetas rígidas como tarjetas de crédito.

Consumibles

Los consumibles son aquellos componentes del scanner que requieren ser cambiados con regularidad, por desgaste de uso.

Rodillos de alimentación

Estos rodillos se desgastan a medida que pasan hojas por el scanner y permiten que pasen dos hojas simultáneamente lo que en la practica conlleva a una perdida de información. Su costo debe ser contemplado en el costo total de la propiedad (TCO).

Guías de imagen

Con el paso de documentos pueden accidentalmente pasar ganchos de cosedora que podrían dañar las guías de imagen y generar rayas en las imágenes.

Conclusiones

Las siguientes preguntas pueden ayudar a elegir el scanner apropiado para su empresa

• ¿Qué tamaño de papel voy a digitalizar? ¿A3, A4, tamaño carta, tamaño oficio, tarjetas de presentación?
• ¿Qué tipo de papel es mayoría en mi documentación? Papel bond, papel mantequilla, papel químico.
• ¿Sus documentos están sueltos, o se pueden desempastar los libros para ser alimentados en scanner rotativo?
• ¿Cuántos documentos por día vas a digitalizar y cuáles son los máximos picos de documentación en un periodo de tiempo ?
• ¿Vas a dedicar un computador y un operador a la operación de digitalización? o ¿necesitas que cada usuario digitalice su propia información remotamente?

No olvides calcular los costos de consumibles y mantenimiento, pues a diferencia de un computador, los scanners como equipos de oficina requiere mantenimiento periódico permanente ya que con el paso de papel, los rodillos de transporte y el sistema óptico tienden a ensuciarse; y el paso de los documentos empieza a hacerse irregular comprometiendo la calidad de la imagen.

No arriesgues tu inversión y contrata personas con experiencia y certificados por las marcas. Ikno te ofrece mano de obra calificada, con ingenieros certificados, partes y consumibles originales.