Escaner de documentos

Escaner para documentos
El scanner hace parte de los equipos de oficina que requerirás para tu negocio.

Comprar escaner de documentos puede llegar a ser una tarea complicada por los diferentes términos técnicos que los vendedores utilizan y le hablarán de DPI, de ultrasonido, de volumen diario, de resolución , de ciclo diario, pero no desespere paso a paso le explicaremos para que al final de esta nota pueda tener criterios de decisión.

Aquí vamos a hablar de scanners documentales, no de scanners médicos, ni de estructuras, ni automotrices, tampoco hablaremos de los scanners caseros que usamos para tareas sencillas en los hogares.

Qué es un Scanner?

Es un dispositivo que captura información de medios análogos como el papel y lo convierte en una imagen digital susceptible a ser almacenada como un archivo y a futuro puede ser visualizada en un monitor, ser impresa o compartida. La digitalización es el proceso de convertir una imagen o información que se encuentra en una hoja de papel a un número de puntos, conocidos como pixeles.

Tipo de scanner según su forma de captura
Scanner de: Alimentador automático / ADF / rotativos

(Automatic Document Feeder), el sistema de alimentación toma hoja por hoja sin intervención del usuario para ser transportada por un sistema de rodillos y ser capturada por las cámaras. El papel se desplaza , la cámara esta fija.

De cama plana o Flatbed

Aquí el papel se queda fijo sobre un cristal y es la cámara la que se desplaza para capturar la imagen. Son scanner mas lentos y es un proceso más arduo ya que debe esperarse en promedio de dos a cinco segundos mientras se hace el recorrido de la cámara. El papel esta fijo, la cámara se desplaza.

Planetarios

Tanto el papel como el sistema de captura se encuentran fijos y desde la altura se realiza la digitalizacion. Tenga en cuenta que la zona de unión de las hojas puede ser un tema para ser considerado, algunas características del software incluido con los equipos minimizan el desperfecto de la imagen .

Por qué el tamaño de papel es importante en la selección del scanner?

Los scanner documentales pueden recibir diferentes tipos de papel, si el proveedor le dice que el scanner ofrecido es A3 significará que es capaz de recibir o digitalizar tamaños A3, A4, A5, pero no documentos mas grandes como tipo A2, A1 o A0.

Si le ofrece un scanner tipo A4 significará que es capaz de recibir o digitalizar tamaños A4, A5 o mas pequeños , pero no documentos mas grandes como tipo A3, A2, A1 o A0. Este es el scanner más común en el mercado.

Cuidado, los scanners por su construcción también tiene unos tamaño mínimos que pueden ser digitalizados , pregunte también por esa limitante.

Los tamaños de la serie A de papel se definen en la norma ISO 216.

La longitud dividida por el ancho es de 1,4142
El tamaño A0 tiene una superficie de 1 metro cuadrado.
Cada tamaño posterior A (n) se define como A (n-1) reducir a la mitad en paralelo a sus lados más cortos.
La longitud estándar y el ancho de cada tamaño se redondea al milímetro más cercano.

Un scanner A3 será mucho mas costoso que un scanner A4 ya que sus cámaras deben ser mas grandes para poder capturar ese tamaño de imagen y estamos hablando de diferencias de miles de dolares.

Son muy pocos las marcas que ofrecen equipos capaces de digitalizar tamaños A2, A1, A0, estos equipos se denominan scanners de planos.

Porque la resolución es importante en la selección del scanner

La resolución de una imagen indica la cantidad de detalles que puede observarse en esta.  Tener mayor resolución se traduce en obtener una imagen con más detalle o calidad visual. Su medida esta dada en Dots per Inch (DPI) o Puntos Por Pulgadas (PPP).

A mayor resolución mejor es la imagen pero mas peso (bytes) tendrá.

En gestión documental se utilizan resoluciones típicas de 200 dpi o 300 dpi y no mayores por el compromiso de tamaño (peso) que conlleva. El hecho de aumentar la resolución de 200 a 300 aumenta el tamaño en 4 veces o más.

Una imagen típica tamaño A4 similar al tamaño carta digitalizada a 200 dpi en promedio tendrá un tamaño 60KB, mientras la misma hoja digitalizada a 300 dpi tendrá un tamaño alrededor de 200K.

De esta manera que  en este punto deberá escoger equipos que tengan resoluciones de salida en pasos de 100 comúnmente, 100,200,300,400,600 dpi. Muy rara vez se utilizan resoluciones mayores porque degrada la velocidad del scanner y por lo ya discutido del aumento de tamaño de los archivos.

Algunos fabricantes permiten aumentos de resolución de 1 dpi en 1 dpi poco útil en nuestro concepto ya que la variación es casi imperceptible.

Solicitar un equipo con resoluciones de 1200 dpi no es normal en el mundo de gestión documental, porque el propósito es almacenar imágenes con buena calidad, que permitan visualizar el contenido y que su peso no sea muy grande para que no llenen rapidamente los espacios de almacenamiento.

Simplex o duplex?

Los scanners pueden tener una cámara si solo captura un lado del documento (anverso) o dos cámaras si captura dos imágenes simultáneamente, el anverso y el reverso de la hoja. En el primer caso es un scanner simplex, en el segundo es un scanner duplex.

Porque escoger un scanner simplex si con el duplex tiene mayores beneficios? Exija siempre que el scanner ofrecido dentro de los equipos de oficina sean duplex. Dentro del software del scanner tendrá la posibilidad de desactivar una cámara en caso de que  necesite capturar únicamente el anverso.

Velocidad del scanner

Este parámetro es medido en paginas por minuto (ppm) , no se deje confundir con imágenes por minuto (ipm) . Dado que los scanners son en su mayoría duplex, el numero de imágenes por minuto será el doble de las paginas por minuto. Un scanner de 20 ppm tendrá la misma velocidad de un scanner de 40 ipm, solo son maneras de los fabricantes de confundir al usuario.

Para seleccionar la mejor opción de estos  equipos de oficina deberá establecer cual es el volumen diario y el volumen pico que necesitará su empresa.

Hay una relación directa entre la velocidad del scanner y el precio del equipo. Podrá encontrar equipos entre 15 ppm en precios rondando los 200 dolares hasta 400 ppm, estos últimos con costos superiores a los 300.ooo dolares.

Porque el cliclo diario es importante en la selección del scanner

Los scanners como  otros equipos de oficina, tienen sus limitaciones por diseño y componentes. Esta característica es una recomendación del fabricante para que no exceda el uso por encima de sus limites. Usted usaría su carro particular como un transporte escolar masivo? suponemos que no , esto mismo pasa con los equipos de oficina y en especial del scanner.

Si un fabricante recomienda el scanner para 5.000 paginas día, no significa que si hoy se excede a 6.000 paginas su equipo se dañara, esto significa que esta fuera de las recomendaciones por lo que deberá cambiar consumibles y hacer mantenimiento preventivo y/o correctivo más seguido.

El sensor de ultrasonido en un scanner

Este componente es casi obligatorio dentro de un escaner de documentos , ya que la informacion que usted esta digitalizando es muy importante y no puede darse el lujo de perder ni una sola imagen, que tal si pierde el soporte del pago del impuesto de renta y es requerido por impuestos nacionales?

El scanner detecta que han pasado dos hojas simultáneamente y avisara al usuario para que detenga la operación, y tome acciones sobre este aviso.

Blanco y negro o Color?
Todos los scanners hoy en día generan tres tipos de imágenes, blanco y negro (1 bit),  escala de grises (8 bits) y Color (24 bits).

La mayoría de aplicaciones digitalizan en blanco y negro porque es el formato que ocupa menos espacio en disco y es posible leer la informacion sin inconvenientes, ejemplo de esto la historia laboral de un empleado donde esta la hoja de vida, memorando etc, estos documentos en su mayoría son tipo texto.

Escala de grises o Color es usado cuando se necesita ver mas detalles sobre la imagen, ejemplo de aplicaciones como empresas de seguro para visualizar detalles de fotos de accidentes de vehículos.

CIS o CCD?

Las imágenes son capturadas por las cámaras, hay principalmente dos tipos de dispositivos de captura CCD y CIS. Dar un concepto sobre cual es mejor es muy difícil habrá detractores de lado y lado.

Hace un par de años los CCD llevaban una ventaja enorme frente a los CIS y presentaban una imágenes de mejor calidad, hoy en día esa ventaja se ha reducido, los fabricantes han tendido a utilizar CIS para equipos de bajo volumen y CCD para equipos de alto y medio volumen, pero podría en próximos modelos encontrar scanners de alta producción con CIS.

Producir un CIS es mucho mas económico que un CCD.

Conectividad

Los escaner de documentos deben transferir las imágenes hacia algún repositorio para almacenar las imágenes y la metadata asociada a ellas para disponibilidad futura, para ello los fabricantes pueden hacer esta conexión via:

  • SCSI: Obsoleto
  • FIREWIRE Obsoleto
  • USB : Trate de elegir equipos que tengan puerto USB 3.1 o  USB 3.0  para una alta velocidad de transferencia este conector es fácil de identificar pos su color azul en el interior del conector, sin embargo tener USB 2.0 no será un motivo para desechar la decisión por un equipo ya que este permite muy buenas tasas de transferencia.
  • Wifi para envio a dispositivos moviles
  • Red: A través de conexión 10/100/1000 Base
USB 3.0
Network
Alimentación de papel

Vemos dos conceptos fundamentales para tener en cuenta en el momento de decidir cual escaner de documentos  requiere

Capacidad del alimentador

Este dato permite conocer cuantas hojas de gramaje normal pueden ser puestas en el scanner para que sean digitalizadas una a una. Para equipos pequeños un buen numero seria 50 hojas, para equipos medianos 150 hojas, para equipos grandes 500 hojas.

Gramaje del papel

El fabricante dará el rango del gramaje del papel que podrá admitir el scanner por ejemplo los scanners Kodak Alaris de la familia S2000 permiten papeles dentro del rango 27-433 g/m² (7.2 lb. bond paper – 160 lb. cover stock), para trabajar desde documentos delgados como papel mantequilla o cebolla hasta tarjetas rígidas como tarjetas de crédito.

Conclusiones

Las siguientes preguntas pueden ayudar a elegir escaner de documentos apropiado para su empresa.

Que tamaño de papel voy a digitalizar? A3, A4,Tamaño carta, tamaño oficio, tarjetas de presentación?

Que tipo de papel es mayoría en mi documentación? Papel bond, papel mantequilla, papel químico.

Sus documentos están sueltos o se pueden desempastar los libros para ser alimentados en scanner rotativo?

Cuantos documentos por día va a digitalizar y cuales son los máximos picos de documentación en un periodo de tiempo ?

Va a dedicar un computador y un operador a la operación de digitalizacion? o necesita que cada usuario digitalice su informacion propia informacion remotamente?

No olvide calcular los costos de consumibles y mantenimiento, a diferencia de un computador, los escaner de documentos como equipos de oficina requiere mantenimiento periódico permanente ya que con el paso de papel, los rodillos de transporte y el sistema óptico tienden a ensuciarse y el paso de los documentos empieza a hacerse irregular y la calidad de la imagen se ve comprometida.

Los proveedores autorizados de servicio pueden alargar la vista de su escaner de documentos , prefiera fabricantes que le garanticen repuestos para la mayoría de modelos. Por decisiones estratégicas de los fabricantes, los equipos de menor productividad pueden no estar dentro de estos modelos, lo que significaría cambiar el equipo en caso de daño.