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Escáner de documentos

Escaner para documentos
El scanner hace parte de los equipos de oficina que requerirás para tu negocio.

Comprar scanner de documentos puede llegar a ser una tarea complicada por los diferentes términos técnicos que los vendedores utilizan; y te hablarán de DPI, de ultrasonido, de volumen diario, de resolución , de ciclo diario, pero tranquilo/a no te desesperes,  paso a paso te explicaremos para que al final de esta nota puedas tener claros criterios de decisión.

Aquí vamos a hablar de scanners documentales, no de scanners médicos, ni de estructuras, ni automotrices, tampoco hablaremos de los scanners caseros que usamos para tareas sencillas en los hogares.

¿Qué es un Scanner?

Es un dispositivo que captura información de medios análogos como el papel y lo convierte en una imagen digital susceptible, al ser almacenada como un archivo, y a futuro ser impresa, compartida o visualizada en un monitor. Ahora biem, la digitalización es el proceso de convertir una imagen o información, que se encuentra en una hoja de papel, a un conjunto de puntos conocidos también como pixeles.

Tipo de scanner según su forma de captura
Scanner de: Alimentador automático / ADF / rotativos

(Automatic Document Feeder), el sistema de alimentación toma hoja por hoja sin intervención del usuario para ser transportada por un sistema de rodillos y ser capturada por las cámaras. El papel se desplaza , la cámara esta fija.

De cama plana o Flatbed

Aquí el papel se queda fijo sobre un cristal y es la cámara la que se desplaza para capturar la imagen. Son por lo general scanners más lentos y esto implica un proceso más arduo, ya que debe esperarse en promedio de dos a cinco segundos mientras se hace el recorrido de la cámara. El papel está fijo, la cámara se desplaza.

Planetarios

Tanto el papel como el sistema de captura se encuentran fijos y desde la altura se realiza la digitalización. Ten presente que la zona de unión de las hojas puede ser un tema para ser considerado, algunas características del software incluido con los equipos minimizan el desperfecto de la imagen .

¿Porqué el tamaño de papel es importante en la selección del scanner?

Los scanners documentales pueden recibir diferentes tipos de papel, si el proveedor le dice que el scanner ofrecido es A3 significará que es capaz de recibir o digitalizar tamaños A3, A4, A5, pero no documentos mas grandes como tipo A2, A1 o A0.

Si le ofrece un scanner tipo A4 significará que es capaz de recibir o digitalizar tamaños A4, A5 o mas pequeños , pero no documentos mas grandes como tipo A3, A2, A1 o A0. Este es el scanner más común en el mercado.

¡Cuidado!, los scanners por su construcción también tiene unos tamaños mínimos que pueden ser digitalizados, pregunta también por esa limitante a tu asesor.

Los tamaños de la serie A de papel se definen en la norma ISO 216.

  • La longitud dividida por el ancho es de 1,4142.
  • El tamaño A0 tiene una superficie de 1 metro cuadrado.
  • Cada tamaño posterior A (n) se define como A (n-1) reducir a la mitad en paralelo a sus lados más cortos.
  • La longitud estándar y el ancho de cada tamaño se redondea al milímetro más cercano.

Un scanner A3 será mucho más costoso que un scanner A4, ya que sus cámaras deben ser mas grandes para poder capturar ese tamaño de imagen, en este caso puntual hablamos de miles de dólares de diferencia en costos.

Son muy pocas las marcas que ofrecen equipos capaces de digitalizar tamaños A2, A1, A0, estos equipos se denominan scanners de planos.

¿Porqué la resolución es importante en la selección del scanner?

La resolución de una imagen indica la cantidad de detalles que puede observarse en esta. Tener mayor resolución se traduce en obtener una imagen con más detalle o calidad visual, su medida esta dada en Dots per Inch (DPI) o Puntos Por Pulgadas (PPP).

A mayor resolución mejor es la imagen pero mas peso (bytes) tendrá.

En gestión documental se utilizan resoluciones típicas de 200 dpi o 300 dpi,  y no mayores por el compromiso de tamaño (peso) que conlleva. El hecho de aumentar la resolución de 200 a 300 aumenta el tamaño en 4 veces o más.

Una imagen típica tamaño A4 similar al tamaño carta digitalizada a 200 dpi, en promedio tendrá un tamaño 60KB, mientras la misma hoja digitalizada a 300 dpi tendrá un tamaño alrededor de 200K.

De esta manera es que en este punto deberás escoger equipos que tengan resoluciones de salida en pasos de 100 comúnmente; 100,200,300,400,600 dpi. Muy rara vez se utilizan resoluciones mayores porque degrada la velocidad del scanner, y por lo ya discutido, el aumento de tamaño de los archivos.

Algunos fabricantes permiten aumentos de resolución de 1 dpi en 1 dpi, poco útil en nuestro concepto, ya que la variación es casi imperceptible.

Solicitar un equipo con resoluciones de 1200 dpi no es normal en el mundo de gestión documental, porque el propósito es almacenar imágenes con buena calidad, que permitan visualizar el contenido y en la cual su peso no sea muy alto para que evitar que se llenen rápidamente los espacios de almacenamiento.

¿Simplex o duplex?

Los scanners pueden tener una cámara si solo captura un lado del documento (anverso), o dos cámaras si captura dos imágenes simultáneamente; el anverso y el reverso de la hoja. En el primer caso es un scanner simplex, en el segundo es un scanner duplex.

¿Porqué escoger un scanner simplex si con el duplex tiene mayores beneficios?
Exige siempre que el scanner ofrecido dentro de los equipos de oficina sean duplex, dentro de su software el scanner tendrá la posibilidad de desactivar una cámara en caso de que necesite capturar únicamente el anverso.

Velocidad del scanner

Este parámetro es medido en paginas por minuto (ppm) , no te dejes confundir con imágenes por minuto (ipm) . Dado que los scanners son en su mayoría duplex, el numero de imágenes por minuto será el doble de las paginas por minuto. Un scanner de 20 ppm tendrá la misma velocidad de un scanner de 40 ipm; solo son maneras de los fabricantes de confundir al usuario.

Para seleccionar la mejor opción entre estos equipos de oficina deberás establecer cuál es el volumen diario y el volumen pico que necesitará tu empresa.

Hay una relación directa entre la velocidad del scanner y el precio del equipo, podrás encontrar equipos entre 15 ppm en precios rondando los 200 dólares hasta 400 ppm, estos últimos con costos superiores a los 300.ooo dólares.

¿Porqué el ciclo diario es importante en la selección del scanner?

Los scanners como otros equipos de oficina, tienen sus limitaciones por diseño y componentes. Esta característica es una recomendación del fabricante para que no exceda el uso por encima de sus limites. Ejemplo de esto es preguntarte si ¿tu usarías un carro particular como un transporte escolar masivo? suponemos que no, esto mismo pasa con los equipos de oficina y en especial del scanner.

Si un fabricante recomienda el scanner para 5.000 paginas día, no significa que si hoy se excede a 6.000 paginas su equipo se dañara, esto significa que esta fuera de las recomendaciones por lo que deberá cambiar consumibles y hacer mantenimiento preventivo y/o correctivo más seguido.

El sensor de ultrasonido en un scanner

Este componente es casi obligatorio dentro de un scanner de documentos , ya que la información que estás digitalizando es muy importante y no puedes darte el lujo de perder ni una sola imagen, piensa en ¿que tal si pierdes el soporte de pago del impuesto de renta y es requerido por impuestos nacionales?

El scanner detecta que han pasado dos hojas simultáneamente y avisará al usuario para que detenga la operación, y tome acciones sobre este aviso.

¿Blanco y negro o color?
Todos los scanners hoy en día generan tres tipos de imágenes, blanco y negro (1 bit),  escala de grises (8 bits) y Color (24 bits).

La mayoría de aplicaciones digitalizan en blanco y negro porque es el formato que ocupa menos espacio en disco y es posible leer la información sin inconvenientes, ejemplo de esto es la historia laboral de un empleado donde esta la hoja de vida, memorando, etc; estos documentos en su mayoría son tipo texto.

Escala de grises o Color es usado cuando se necesita ver mas detalles sobre la imagen, ejemplo de esto son aplicaciones como empresas de seguros que requieren visualizar detalles relacionadas con fotos de accidentes de vehículos.

¿CIS o CCD?

Las imágenes son capturadas por las cámaras, entre estas hay principalmente dos tipos de dispositivos de captura, el CCD y el CIS. Dar un concepto sobre cuál es mejor, realmente es muy difícil pues habrá detractores de lado y lado.

Hace un par de años los CCD llevaban una ventaja enorme frente a los CIS y presentaban una imágenes de mejor calidad, hoy en día esa ventaja se ha reducido, los fabricantes han tendido a utilizar CIS para equipos de bajo volumen y CCD para equipos de alto y medio volumen, pero podrías en próximos modelos encontrar scanners de alta producción con CIS.

Producir un CIS es mucho mas económico que un CCD.

Conectividad

Los scanner de documentos deben transferir las imágenes hacia algún repositorio para almacenar así las imágenes y la metadata asociada a ellas para disponibilidad futura, para ello los fabricantes pueden hacer esta conexión vía:

  • SCSI: Obsoleto
  • FIREWIRE: Obsoleto
  • USB: Trate de elegir equipos que tengan puerto USB 3.1 o  USB 3.0  para una alta velocidad de transferencia este conector es fácil de identificar pos su color azul en el interior del conector, sin embargo tener USB 2.0 no será un motivo para desechar la decisión por un equipo ya que este permite muy buenas tasas de transferencia.
  • Wifi: para envió a dispositivos móviles
  • Red: A través de conexión 10/100/1000 Base
USB 3.0
Network
Alimentación de papel

Vemos dos conceptos fundamentales para tener en cuenta en el momento de decidir cuál scanner de documentos requieres:

Capacidad del alimentador

Este dato permite conocer cuántas hojas de gramaje normal pueden ser puestas en el scanner para que sean digitalizadas una a una. Para equipos pequeños un buen numero seria 50 hojas, para equipos medianos 150 hojas, para equipos grandes 500 hojas.

Gramaje del papel

El fabricante dará el rango del gramaje del papel que podrá admitir el scanner, por ejemplo los scanners Kodak Alaris de la familia S2000 permiten papeles dentro del rango 27-433 g/m² (7.2 lb. bond paper – 160 lb. cover stock), para trabajar desde documentos delgados, tales como el papel mantequilla o cebolla,  hasta tarjetas rígidas como tarjetas de crédito.

Conclusiones

Las siguientes preguntas pueden ayudar a elegir escaner de documentos apropiado para su empresa.

¿Qué tamaño de papel voy a digitalizar?
A3, A4,Tamaño carta, tamaño oficio, tarjetas de presentación?

¿Qué tipo de papel es mayoría en mi documentación?
Papel bond, papel mantequilla, papel químico.

Sus documentos están sueltos o ¿se pueden desempastar los libros para ser alimentados en scanner rotativo?

¿Cuántos documentos por día va a digitalizar y cuáles son los máximos picos de documentación en un periodo de tiempo ?

¿Vas a dedicar un computador y un operador a la operación de digitalización? o necesitas que cada usuario digitalice su información propia remotamente?

No olvide calcular los costos de consumibles y mantenimiento, a diferencia de un computador, los scanner de documentos como equipos de oficina requieren mantenimiento periódico permanente, ya que con el paso de papel, los rodillos de transporte y el sistema óptico tienden a ensuciarse y el paso de los documentos empieza a hacerse irregular, comprometiendo la calidad de la imagen.

Los proveedores autorizados de servicio pueden alargar la vida de su scanner de documentos , opta por fabricantes que tee garanticen repuestos para la mayoría de modelos. Por decisiones estratégicas de los fabricantes, los equipos de menor productividad pueden no estar dentro de estos modelos, lo que significaría cambiar el equipo en caso de daño.