Tecnología Híbrida: La Clave para que su Archivo Digital tenga Plena Validez Legal
La promesa de la oficina «cero papel» es ideal, pero la realidad en Colombia (y la ley) exige mantener ciertos documentos físicos durante años. Su desafío no es elegir entre digital o físico, sino hacer que ambos soportes convivan de forma eficiente.
Esto es la Tecnología Híbrida Documental: una estrategia donde el papel se convierte instantáneamente en un dato legal y procesable. A continuación, explicamos cómo lograrlo con la solución de captura inteligente de IKNO.
1. El Dilema Híbrido: ¿Por qué persiste la retención del Papel?
Aunque la Ley 527 de 1999 reconoce la validez del documento digital, la legislación colombiana crea una «obligación dual» de la información:
- Riesgo de Compliance: Para contratos, libros contables y documentos de valor histórico, la ley exige conservar el soporte físico por periodos extensos (a veces hasta 10 años). Este requisito es fundamental para auditorías y procesos judiciales.
- La Clave es la Integridad: Para que el documento digital sea válido, debe ser una «reproducción exacta» del original. Un escaneo de baja calidad no garantiza esta fidelidad legal.
Si su proceso de digitalización falla en este punto, su empresa no avanza; simplemente estará creando copias sin valor legal
2. La Solución de IKNO: El Scanner Correcto para Cada Desafío
La velocidad y la validez legal del proceso híbrido dependen del equipo de captura. En IKNO O comprendemos que no todas las organizaciones manejan el mismo volumen. Por ello, ofrecemos los scanners perfectos para cada necesidad:
- Scanners de Alto Volumen: Archivos centrales, centros de servicios compartidos, campañas masivas de digitalización.
- Scanners de Media Producción: Oficinas de atención al cliente, sucursales bancarias, departamentos de RR.HH.
- Scanners Portátiles y Compactos: Trabajo remoto, puntos de venta, servicios en campo o con poco espacio.
3. De Imagen a Dato Accionable con IKDATA
El equipo de escaneo (sea cual sea su volumen) es solo el primer paso. El verdadero valor de la Tecnología Híbrida reside en lo que ocurre después de la captura.
Gracias a la integración con nuestra suite de software, el documento digital:
- Se Vuelve Inteligente (IKDATA): La Inteligencia Artificial clasifica automáticamente el tipo de documento, lee la información clave (fechas, nombres, montos) y extrae los datos relevantes.
- Garantiza la Trazabilidad: El documento digital se indexa y se le asignan metadatos. Esto permite que, en caso de una auditoría, pueda ser localizado en segundos, reduciendo los tiempos de respuesta de semanas a minutos.
- Permite la Consulta Remota: Se elimina la necesidad de manipular el papel físico. El original se conserva de forma segura (cumpliendo la norma), y la copia legal digital se usa para el flujo de trabajo diario.
La Tecnología Híbrida Documental es la estrategia más inteligente para la Gestión Documental en Colombia. Le permite cumplir con la ley, reducir riesgos y acelerar drásticamente sus procesos internos.
En IKNO, somos su socio para implementar este modelo: le asesoramos sobre la mejor tecnología de scanners (Venta o Renta) y le proveemos la inteligencia de software (IKDATA) para que su información sea eficiente, legal y accesible.
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