¿Su empresa ya tiene una flota de scanners documentales y no lo sabe?
Piense por un momento en los scanners documentales que existen dentro de su empresa.
Puede haber uno en talento humano, varios en gestión documental, otros en contabilidad y algunos distribuidos entre sucursales o puntos de atención. Probablemente no llegaron al mismo tiempo. Incluso pueden ser de distintas marcas, capacidades y generaciones.
Cada área suele ver “su propio scanner”.
Pero todos esos equipos, vistos como parte de una misma infraestructura de captura, pueden estar formando algo diferente:
Una flota de scanners documentales. Y es posible que su empresa ya tenga una sin haberla identificado como tal.
¿Qué es una flota de scanners documentales?
Una flota de scanners documentales es el conjunto de equipos que una organización utiliza para capturar y digitalizar documentos en sus diferentes áreas, sedes o puntos de trabajo.
No significa que todos deban ser iguales.
Tampoco que pertenezcan al mismo fabricante ni que sea necesario tener cientos de dispositivos.
Una flota puede haberse formado poco a poco: un scanner para archivo, otro para contabilidad, nuevos equipos para una sucursal, una renovación parcial algunos años después y dispositivos de mayor capacidad para las áreas que reciben más documentos.
Por eso hay una diferencia importante:
La flota puede existir mucho antes de que exista una estrategia para administrarla.
Tener scanners no es lo mismo que conocer la flota
Saber que una empresa tiene 20, 50 o 200 scanners es inventario.
Conocer dónde están, qué función cumplen, cuánto trabajan, qué mantenimiento requieren y cuándo conviene renovarlos ya es otra conversación.
Un scanner departamental que procesa miles de páginas al día no tiene las mismas exigencias que uno utilizado ocasionalmente. Un equipo ubicado en una sucursal puede requerir una estrategia de soporte distinta a la de un scanner instalado en un centro de digitalización.
Y dos modelos diferentes pueden convivir perfectamente si cada uno está dimensionado para el trabajo que realiza.
Gestionar una flota significa entender qué papel cumple cada punto de captura dentro de la empresa.
La industria ya los administra como una flota
Este concepto no es solamente una manera distinta de llamar a muchos scanners.
Los fabricantes ya desarrollan tecnología específicas:
- Kodak Alaris , por ejemplo, utiliza expresamente el concepto de gestión de flota en su solución INfuse Smart Connected Scanning. Su software permite administrar los dispositivos, configurar flujos de trabajo y equipos y gestionar licencias desde un entorno centralizado.
- Ricoh USA, Inc. sigue una lógica similar con PaperStream Central Admin, diseñado para administrar y monitorear múltiples scanners, distribuir configuraciones y realizar actualizaciones masivas desde una plataforma central.
PaperStream Central Admin gestiona hasta 1.000 scanners por instancia y puede escalar hasta 51.000 dispositivos mediante una arquitectura distribuida.
En Colombia existen flotas de miles de scanners
No estamos hablando solamente de escenarios internacionales.
Kodak Alaris documentó el caso de una entidad gubernamental colombiana que necesitaba ampliar su infraestructura para procesar miles de documentos diariamente.
La solución incluyó 2.100 scanners Kodak S2080w y 140 S2070: 2.240 equipos en total. Durante el trabajo remoto, algunos de ellos incluso fueron instalados en los hogares de colaboradores.
Vistos individualmente, son 2.240 scanners.
Vistos como infraestructura, son 2.240 puntos desde los que los documentos pueden ingresar al ecosistema digital de una organización.
El mantenimiento también forma parte de la flota
Una infraestructura de captura no termina el día en que se instalan los equipos.
Cuando estos elementos se observan de manera conjunta, el soporte puede empezar a planificarse según las características y necesidades de los diferentes equipos, en lugar de actuar únicamente cuando aparece una falla.
Esto cobra todavía más relevancia en las flotas multimarca, algo común en organizaciones que han incorporado scanners durante diferentes años y proyectos.
IKNO presta actualmente servicio técnico especializado para scanners documentales Kodak Alaris, Ricoh, Fujitsu, Canon, Plustek, Avision, Brother e IBML, incluyendo mantenimiento preventivo y correctivo y esquemas de atención empresarial.
¿Su empresa ya tiene una flota de scanners documentales?
No necesita cientos de equipos para empezar a gestionar una flota de captura.
En IKNO revisamos su infraestructura actual para identificar qué equipos conviene mantener, redistribuir, renovar o complementar, con tecnología especializada y soporte multimarca.
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