¿Es segura la información digitalizada? Claves para proteger la captura de documentos empresariales
La protección de información digitalizada representa un desafío que las empresas deben asumir con seriedad. Actualmente, la digitalización de documentos constituye uno de los pilares de la transformación digital. No obstante, trasladar la información del papel al entorno digital no elimina los riesgos; simplemente los transforma. De hecho, sin una correcta protección de información digitalizada, pueden ocurrir accesos no autorizados, pérdida de datos, vulneraciones de privacidad y costosos incidentes de seguridad.
Por ello, proteger los datos digitalizados resulta esencial para garantizar la seguridad de la información y la continuidad del negocio. A continuación, le presentamos las claves fundamentales para lograrlo:
1. La seguridad de la información va más allá del almacenamiento
Guardar documentos en un servidor o en la nube constituye apenas el primer paso. Para una verdadera protección, es necesario garantizar tres aspectos esenciales:
- Disponibilidad: Que la información esté accesible cuando se necesite.
- Integridad: Que los datos no se alteren de forma indebida.
- Confidencialidad: Que solo personas autorizadas puedan acceder.
En conclusión, almacenar información no es suficiente. Resulta indispensable controlar, monitorear y proteger los datos de manera constante.
2. El cifrado protege los datos en todo momento
El cifrado transforma los datos en un formato ilegible para quien no posea la clave adecuada. Así, su uso se convierte en un pilar importante de la seguridad.
- En tránsito: Protege la información mientras se transfiere entre dispositivos, como entre el scanner y el servidor.
- En reposo: Protege los datos almacenados en discos, bases de datos o servicios en la nube.
Gracias a este método, un archivo cifrado resulta prácticamente inútil para un atacante sin las credenciales necesarias.
3. El control de accesos limita los riesgos
Definir quién puede visualizar, editar o eliminar cada documento mediante políticas de control de acceso minimiza los riesgos de exposición indebida.
Se recomienda aplicar el principio de mínimos privilegios, es decir, otorgar a cada usuario acceso únicamente a la información indispensable para cumplir su función. De esta manera, se disminuye la posibilidad de fugas o usos indebidos de los datos.
4. Respaldo y recuperación de datos: Siempre preparados
Contar con una sólida estrategia de copias de seguridad (backups) es vital para toda organización. No es suficiente realizar una sola copia: Lo más efectivo es tener respaldos en diferentes ubicaciones físicas o en servicios de nube.
Además, dichas copias deben:
- Realizarse de forma automática.
- Ser verificadas periódicamente.
- Permitir una recuperación rápida ante incidentes.
Así, las organizaciones estarán mejor preparadas para enfrentar cualquier eventualidad.
¿Cómo contribuye IKNO a la protección de información digitalizada?
En IKNO acompañamos a nuestros clientes para que no solo digitalicen documentos, sino que lo hagan de manera segura y eficiente. Nuestro enfoque abarca mucho más que la comercialización de scanners documentales o el desarrollo de software IA para el procesamiento de datos mediante como lo es IKDATA.
Entre nuestros servicios destacan:
- Evaluación de riesgos: Identificación de vulnerabilidades en los procesos actuales de gestión documental.
- Tecnología segura: Suministro de scanners Kodak, Canon y Fujitsu, y soluciones de software que cumplen con los estándares de seguridad de la información.
- Asesoría en buenas prácticas: Capacitación el uso adecuado de los documentos con relación a su gestión y procesamiento.
- Estrategias personalizadas: Diseño de soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada organización.
Con IKNO, la protección de información digitalizada se convierte en una ventaja competitiva que impulsa el crecimiento y refuerza la resiliencia tecnológica de las empresas.
IKNO: Su aliado en la transformación digital segura
Hoy en día, la transformación digital segura no es un lujo, sino una necesidad estratégica. En IKNO acompañamos a cada organización en su proceso, asegurando que su información esté siempre protegida, disponible y lista para potenciar su crecimiento.
Contáctenos para iniciar la transformación segura de su empresa: Contacto – Ikno