6 razones para digitalizar los documentos físicos de las empresas
Potencializar al 100% la información contenida en documentos físicos, no sería posible en la actualidad sin herramientas de digitalización. Las ventajas de digitalizar documentos en papel representan nuevas posibilidades para las empresas, donde la administración, aseguramiento y conservación inteligente de datos se trasforma en una ficha clave para la toma de decisiones rápidas y efectivas.
La digitalización de documentos corporativos garantiza múltiples ventajas, desde la clasificación automatizada de datos, hasta la accesibilidad en tiempo real de información; que en circunstancias habituales tardaría horas o días.
¿Qué más aportes ofrece la digitalización documental?
- Disminución de costos:
La gestión digital de documentos reduce en un 30% o más los costos operacionales de las empresas, y permite reinvertir lo que comúnmente se destinaría al almacenamiento, impresión y transporte de documentos, en otras áreas estratégicas para el negocio.
- Orden de la información:
Altos volúmenes de información digitalizada pueden ser organizados por carpetas, fechas y nombres, lo mejor de todo, accesibles en tiempo récord con tan solo un clic. El seguimiento y control de la información supondría una tarea más efectiva, sencilla y rentable.
- Protección de datos y documentos:
Son múltiples los factores que ponen en riesgo la integridad de los documentos físicos, esto significa una latente posibilidad de que la información sufra perdidas o daños. Digitalizar dichos datos representa la protección y el acervo histórico de documentos generados a través del tiempo.
- Acceso a la información:
Con el Covid-19 las empresas tuvieron que hacerle frente a la posibilidad de migrar sus oficinas a los hogares, de ahí que acceder de forma remota a la información archivística sea una prioridad fundamental. Los archivos digitales suponen una ventaja competitiva que mejora la productividad, agiliza los flujos de trabajo y reduce el tiempo de acceso a los datos, lo mejor de todo, desde cualquier lugar y momento en el que sean requeridos.
- Ahorro de espacio físico:
Destinar el espacio ocupado por un archivo físico a fines más necesarios para las empresas, es una de las grandes bondades de transformar en un entorno digital los documentos que diariamente ahí se almacenan. Por otra parte, los archivos físicos y su manutención suponen costos adicionales más elevados que el mismo almacenamiento digital.
- Responsabilidad social:
Transformar las empresas en un entorno digital es aportar con acciones a la sustentabilidad y compromiso medioambiental con el planeta. La disminución de papel y su óptimo reciclaje no solo mitigan la huella de carbono, también aportan a la percepción corporativa de la empresa ante el mercado.